策      划    书

上砂庄氏四月廿庆祝委员会

二零零九年三月廿八日

一、 工作背景与目的

         上砂庄氏四月廿庆祝活动历史悠久。在漫长的求生存历史过程中,上砂庄氏宗亲混居在众多杂姓里,姓氏之间摩擦不断，常有斗争，庄氏宗族甚至屡次险遭灭族之灾。仰仗先祖们的大智大勇和对裔孙的无私奉献，我们庄氏祖先在危急关头,力挽狂澜,凭着坚忍不拔的毅力,历经八年告状获胜,伸张正义,力斩匪首于藤岭.上砂庄氏宗族从此吐气扬眉,凯歌声中恰逢法祖功祖寿辰,双喜同庆,期定每年四月廿为宗族庆功纪念日,以此颂扬先祖功德。上砂庄氏,同宗同族,相扶相帮,其孙世世代代牢记先祖们开基创业的丰功伟绩,四月廿庆典既是二祖生辰,亦是上砂庄氏宗族共同的重大喜庆节日,同喜同贺,共攘盛举!
          翻开历史的扉页,上砂庄氏宗族的发展是一条源远流长,奔腾不息的长河。从过去的刀耕火种到现在的神舟飞天,从昨天艰难的求生存到今天科学的谋发展,弹指一挥间,上砂庄氏宗族在缅怀祖德,颂 扬先祖丰功伟绩的同时，更注重继往开来，紧跟社会潮流，继承并发扬先祖的创业精神,弘扬四月廿宗族文化,践行科学发展观,共建和谐新上砂,同求宗族世世兴旺代代荣昌。
       源远者流长,根深者叶茂。今天的上砂庄氏宗族枝繁叶茂,根植世界各地,生生不息,香火相传。美国哲人梭罗曾经说过:人载着信仰,就像树承载着果实一样。广大宗亲正是秉承着先祖们的优秀传统品德和不屈不挠的精神信仰,得先祖庇佑,艰苦创业,靠智慧、勤劳、诚信, 涉猎各行各业,在众多领域颇有建树,为上砂庄氏增光添彩,为家乡的各项建设作出了重大贡献。
        承前启后,开拓创新。今年的四月廿庆典活动,我们将秉承传统礼仪,与时俱进,转变思维方式,采用科学的管理方法来计划、组织、执行和控制,保证四月廿庆典活动在喜庆祥和的氛围中高效,有序、顺利地举行。
        良好的计划等于成功了一半。科学合理的策划,将充分地调动社会各阶层的积极性,使社会各部门通力协作,为活动的组织、执行和控制奠定良好的基础,为庆典活动绘制一幅美好的图。      
       为此,我们综合活动涉及的方方面面,撰写成以下详细的工作流程。望庄氏宗亲通力合作,精心准备,力争庆典活动顺利开展,圆满成功。   
二、 工作流程
      上砂庄氏四月廿庆祝委员会征求广大宗亲意见,虚心请教庄芝源等资深顾问,深入了解往年四月廿庆典的实际情况,继承以往优良的风俗传统,引进科学的活动阶段负责制管理,初步商议得出包括活动宣传、资金筹集、活动组织、活动进行、活动总结共五个阶段。

  活动宣传阶段---资金筹集阶段---活动组织阶段---活动进行阶段---活动总结表彰阶段
 

(四)该阶段的负责人对各环节统筹兼顾,定时向理事长汇报详细工作,对该阶段的工作绩效承担

1、  活动宣传阶段

阶段持续时间:  二00九年正月---二00九年四月上旬
宣传对象: 上砂镇现住宗亲、旅穗、深、莞等宗亲、其他各地宗亲
阶段负责人:  庄才俊
调动部门:  办公室、文宣部
工作内容:
(一)坚持正确舆论导向,高举宗族和谐的旗帜,办公室与文宣部共同制订二00九年四月廿庆典活动宣传阶段的计划与目标,并递交理事会审查并通过;
(二)办公室主要负责此次庆典活动镇外宗亲<包括旅穗、深、莞等宗亲和其他各地宗亲>的联 系与 宣传工作,该环节的详细工作展开由庄裕瑾安排并有义务向该阶段的负责人汇报;
(三)文宣部主要负责准备宣传资料<包括横幅、条幅、海报等>并在全镇范围内展开深入的大型宣传,该环节的详细工作展开由庄少托安排并有义务向该阶段的负责人汇报;

全部责任;
(五)上砂庄氏四月廿庆祝委员会的所有成员以及广大庄氏宗亲拥有对该阶段工作监督建议的权利和义务。

2、资金筹集阶段

阶段持续时间:二00九年正月中旬--二00九年四月中旬
阶段负责人:  庄永亮   庄会添
调动部门: 财务会计部

工作内容:
(一) 参考往年庆典活动的资金使用情况,结合今年的实际环境,财务会计部制订二00九年四月廿庆典活动资金筹集阶段的计划与目标,并递交理事会审查并通过;
(二) 财务会计部主要负责开通各种惠捐渠道,接收此次庆典活动镇内外宗亲<包括上砂镇现住宗亲旅穗、深、莞等宗亲和其他各地宗亲等>的惠捐,该环节的详细工作展开由庄史良安排 并有义务向该阶段的负责人汇报;
(三) 财务会计部及时公布此次惠捐情况,按时做好帐务与资金管理工作,该环节的详细工作展开由庄史良安排并有义务向该阶段的负责人汇报;
(四) 该阶段的负责人对各环节统筹兼顾,定时向理事长汇报详细工作,对该阶段的工作绩效承担全部责任;
(五) 上砂庄氏四月廿庆祝委员会的所有成员以及广大庄氏宗亲拥有对该阶段工作监督建议的权利和义务。

   (九)  该阶段的负责人对各环节统筹兼顾,对该阶段的工作绩效承担全部责任;

3、活动组织阶段

阶段持续时间:  二00九年三月上旬--二00九年四月中旬
阶段负责人:   庄永亮  
调动部门: 各部门
工作内容:
  (一)  根据财务会计部上报的惠捐资金数额,上砂庄氏四月廿庆祝委员会各部门共同制订二00 九年四月廿庆典活动组织计划与目标,并递交理事会审查通过;
  (二)  秘书长负责传统礼仪的筹备工作,秉承宗族优良传统,结合当今实际,规划传统礼仪的规模与顺序,该环节的详细工作展开由庄石汉安排并有义务向该阶段的负责人汇报;
  (三)  办公室主要负责联系此次庆典活动镇外宗亲<包括旅穗、深、莞等宗亲和其他各地宗亲 并积极征求采纳他们对活动组织阶段的意见,该环节的详细工作展开由庄裕瑾安排并有义务向该阶段的负责人汇报;
  (四)  文宣部继续加发宣传力度,在原来的基础上,适当增加横幅、条幅、海报等的数量,负责 活动的仪仗筹备工作,组织筹划此次活动的大型晚会,该环节的详细工作展开由庄少托安 排并有义务向阶段的负责人汇报;
  (五)  财务会计部按照理事会制订的财务计划,严格控制财务收支,该环节的详细工作展开由庄史良按排并有义务想该阶段的负责人汇报;
  (六)  礼宾部全面掌握此次庆典活动嘉宾的详细资料,预先做好嘉宾接待安排计划,抓紧落实甄选与培训礼宾人员的工作,该环节的详细工作展开由庄展源安排并有义务向该阶段的负责 人汇报;
  (七)  保卫部周密部署交通疏导,治安维护和车辆停放的计划,规划交通线路,组织并培训保安人 员,选定车辆停放场地,布置治安岗位。该环节的详细工作展开由庄镇源安排并有义务向 该阶段的负责人汇报;
  (八)  后勤部门制订物资采购计划,递交理事会审核并通过,申请并落实物资采购所需资金,组织并培训后勤人员,部署庆典活动宴席场地与设备布置,该环节的详细工作展开由庄旭条安 排并有义务向该阶段的负责人汇报;

          的权利和义务。

三、补充说明与附表

         参照以往几年四月廿庆典活动的情况,为了缅怀祖德,传承后人,弘扬四月廿宗族文

化,庆祝委员会竭力保持传统礼仪,适当增加新的时代元素,尽量满足庄氏宗亲中的老、

中、 青各年龄层的需要,按照最基本的规格对资源进行如下配置:


   名 称                单   位           数    量                  备     注

传统礼仪               万元

传统戏班               万元

大型晚会               万元                                 邀请梅州市山歌剧团

纪念礼品               万元

大型宴席               万元                                  拟四月廿午宴500席

庆典烟花               万元                                  拟四月廿晚上进行

设置装备               万元                                包括场地装饰、 人员
                                                                       服饰、通讯设备等

佛山醒狮队            万元                                上砂镇广场公开表演

2、资金筹集阶段

阶段持续时间:二00九年正月中旬--二00九年四月中旬
阶段负责人:  庄永亮   庄会添
调动部门: 财务会计部

工作内容:
(一) 参考往年庆典活动的资金使用情况,结合今年的实际环境,财务会计部制订二00九年四月廿庆典活动资金筹集阶段的计划与目标,并递交理事会审查并通过;
(二) 财务会计部主要负责开通各种惠捐渠道,接收此次庆典活动镇内外宗亲<包括上砂镇现住宗亲旅穗、深、莞等宗亲和其他各地宗亲等>的惠捐,该环节的详细工作展开由庄史良安排 并有义务向该阶段的负责人汇报;
(三) 财务会计部及时公布此次惠捐情况,按时做好帐务与资金管理工作,该环节的详细工作展开由庄史良安排并有义务向该阶段的负责人汇报;
(四) 该阶段的负责人对各环节统筹兼顾,定时向理事长汇报详细工作,对该阶段的工作绩效承担全部责任;
(五) 上砂庄氏四月廿庆祝委员会的所有成员以及广大庄氏宗亲拥有对该阶段工作监督建议的权利和义务。

3、活动组织阶段

阶段持续时间:  二00九年三月上旬--二00九年四月中旬
阶段负责人:   庄永亮  
调动部门: 各部门
工作内容:
  (一)  根据财务会计部上报的惠捐资金数额,上砂庄氏四月廿庆祝委员会各部门共同制订二00 九年四月廿庆典活动组织计划与目标,并递交理事会审查通过;
  (二)  秘书长负责传统礼仪的筹备工作,秉承宗族优良传统,结合当今实际,规划传统礼仪的规模与顺序,该环节的详细工作展开由庄石汉安排并有义务向该阶段的负责人汇报;
  (三)  办公室主要负责联系此次庆典活动镇外宗亲<包括旅穗、深、莞等宗亲和其他各地宗亲 并积极征求采纳他们对活动组织阶段的意见,该环节的详细工作展开由庄裕瑾安排并有义务向该阶段的负责人汇报;
  (四)  文宣部继续加发宣传力度,在原来的基础上,适当增加横幅、条幅、海报等的数量,负责 活动的仪仗筹备工作,组织筹划此次活动的大型晚会,该环节的详细工作展开由庄少托安 排并有义务向阶段的负责人汇报;
  (五)  财务会计部按照理事会制订的财务计划,严格控制财务收支,该环节的详细工作展开由庄史良按排并有义务想该阶段的负责人汇报;
  (六)  礼宾部全面掌握此次庆典活动嘉宾的详细资料,预先做好嘉宾接待安排计划,抓紧落实甄选与培训礼宾人员的工作,该环节的详细工作展开由庄展源安排并有义务向该阶段的负责 人汇报;
  (七)  保卫部周密部署交通疏导,治安维护和车辆停放的计划,规划交通线路,组织并培训保安人 员,选定车辆停放场地,布置治安岗位。该环节的详细工作展开由庄镇源安排并有义务向 该阶段的负责人汇报;
  (八)  后勤部门制订物资采购计划,递交理事会审核并通过,申请并落实物资采购所需资金,组织并培训后勤人员,部署庆典活动宴席场地与设备布置,该环节的详细工作展开由庄旭条安 排并有义务向该阶段的负责人汇报;
   (九)  该阶段的负责人对各环节统筹兼顾,对该阶段的工作绩效承担全部责任;

全部责任;
(五)上砂庄氏四月廿庆祝委员会的所有成员以及广大庄氏宗亲拥有对该阶段工作监督建议的权利和义务。